O dokumencie wiemy wszystko

Stanisław Rem: Postępujący rozwój technologii sprawia, że coraz więcej informacji przechowujemy w formie cyfrowej. Czy powoli zbliżamy się do wizji środowiska pracy wolnego od papieru?

Michał Czeredys: Już w 1978 r. Frederick Lancaster, amerykański naukowiec zajmujący się obiegiem informacji, stworzył wizję całkowitej rezygnacji z papieru w środowisku biurowym. Po ponad 40 latach widzimy, że papier wciąż jest niezbędnym nośnikiem informacji. Według danych firmy badawczej FTI Consulting 83 proc. pracowników sądzi, że papierowe dokumenty są niezbędne i nie mogą być zastąpione przez ekrany monitorów, tabletów i smartfonów. Wizja zastąpienia dokumentu czy formularza wymagającego pieczątki i podpisu dokumentem cyfrowym nie wydaje się w najbliższych latach możliwa do zrealizowania.

SR: Branża druku przechodziła już wiele rewolucji. Co oferuje dzisiaj i co czeka ją w przyszłości?

MC: Obecnie mówimy o czwartej fali rewolucji przemysłowej, która oznacza także samodzielność systemów, tzw. inteligencję maszynową oraz Internet rzeczy. Przykładem jest urządzenie wielofunkcyjne, które wysyła stronę testową do serwisu, bo autodiagnoza wykazała usterkę. Druk staje się także częścią cyfrowego środowiska pracy, w którym inteligentny system monitoruje nie tylko koszty, ale także bezpieczeństwo obiegu dokumentów, co ma niebagatelny wpływ w świetle dyrektywy RODO.

Popularnym trendem dostrzegalnym w wielu segmentach usług jest ekonomia współdzielenia (ang. sharing economy). Popularność wypożyczalni rowerów pokazuje, że kupowanie i posiadanie łatwo można zastąpić współużytkowaniem i współdzieleniem. Przemawiają za tym nie tylko racjonalność i wygoda, ale również oszczędność i ekologia. Współpraca Arcusa, Kyocery i Zeccera doskonale wpisuje się w coraz bardziej popularny trend gospodarki opartej na minimalizowaniu konsumpcji i współdzieleniu dóbr.

SR: Jak gospodarkę współdzielenia można odnieść do branży druku?

MC: Dzięki naszemu rozwiązaniu klienci nie tracą czasu i energii na kupno, serwis czy naprawę drukarki. Kiedy potrzebują dokumentu na papierze, wydają dyspozycje za pomocą komputera lub smartfonu i odbierają wydruki w dogodnym dla siebie miejscu. Ich wysoką jakość gwarantują wielofunkcyjne urządzenia Kyocera, nie tylko znane z trwałości i wydajności, ale również zapewniające bezpieczeństwo i poufność dokumentów i danych. Jestem przekonany, że Polacy polubią proste i wygodne rozwiązanie Arcus Kyocera Zeccer, tak jak pokochali rowery miejskie.

SR: System obiegu dokumentów radykalnie zmienił się również w firmach obsługujących setki tysięcy, a nawet miliony klientów.

MC: Chociaż duże korporacje stawiają na automatyzację procesów, to nie rezygnują z papierowej dokumentacji. Uważnie analizują koszty obiegu dokumentów, wybierając rozwiązania zapewniające rozsądne gospodarowanie drukiem. Efekty są widoczne. Zamiast 15 drukarek często wystarcza jedno urządzenie wielofunkcyjne. Bezpowrotnie odeszły czasy, kiedy tylko na jednym piętrze dużej organizacji spotkać można było kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt drukarek. Do tego były to zwykle urządzenia wielu producentów, wymagające różnych materiałów eksploatacyjnych czy ekip serwisowych. Takie obrazki to wyłącznie wspomnienia. Dziś korporacje stawiają na systemy druku, w tym drukarki i urządzenia wielofunkcyjne od jednego dostawcy, które zapewniają nie tylko drukowanie, ale też skanowanie i kopiowanie. Bardzo popularne i wręcz niezbędne stało się oprogramowanie wspierające zarządzanie drukiem. Dzięki bogatym opcjom zapewnia ono ochronę danych, bezstresowe skanowanie i drukowanie oraz kontrolę kosztów. W ostatnim obszarze także widać dużą zmianę. Kiedyś kwoty wydawane na zarządzanie drukiem, szacowane od kilku do kilkunastu procent przychodów, ginęły w natłoku innych. Dziś szczególnie duże firmy starają się precyzyjnie wyliczać koszty i przypisywać je do działów, projektów czy osób. Wreszcie w ostatnich latach w korporacjach widoczny był trend odchodzenia od zakupu sprzętu na rzecz dzierżawy i outsourcingu.

SR: W jaki sposób nowoczesne technologie sprzyjają oszczędnościom?

MC: Urządzenia drukujące są bardziej niezawodne i posiadają wspomnianą inteligencję maszynową, która optymalizuje koszty obsługi. Mogą być wyposażone w ceramiczny bęben, praktycznie niezniszczalny, co ma pozytywny wpływ na środowisko. Systemy zarządzania drukiem przypisują urządzenia wielofunkcyjne do poszczególnych pracowników. W rezultacie tylko prezes może odebrać poufny dokument z drukarki, a jednocześnie nikt nie wydrukuje sobie setek stron prywatnych materiałów, gdyż system zapisuje, kto, gdzie i co drukował. W zależności od wielkości organizacji koszty produkcji papierowej dokumentacji mogą sięgać od 5 do 15 proc. przychodów. Wykorzystując nowoczesne technologie, można te wydatki zredukować nawet o jedną trzecią.

SR: Wcześniej wspominał pan o bezpieczeństwie danych. Jak ocenia pan wyzwania, które w ubiegłym roku postawiła przed firmami i instytucjami Regulacja Ochrony Danych Osobowych w obszarze zarządzania dokumentem?

MC: Przez lata utrwaliła się tendencja dbania głównie o zabezpieczenia antywirusowe komputerów, a już niekoniecznie o obszar zarządzania drukiem. Nieprzypadkowo w urządzeniach Kyocery zainstalowane są rozwiązania wzmacniające bezpieczeństwo. Jednym z nich jest identyfikacja użytkownika poprzez kod PIN lub kartę. Dzięki niej klient ma pewność, że takie dokumenty, jak decyzje płatnicze, rozliczenia czy wezwania, w których nie brakuje danych osobowych, trafią bezpośrednio do rąk osób zlecających wydruk.

Zapewniamy zróżnicowany ze względu na prowadzoną działalność poziom zabezpieczeń, dzięki czemu jesteśmy w stanie sprostać niełatwym wymaganiom stawianym przez RODO. Przedsiębiorca prowadzący średnią firmę, prezes spółdzielni mieszkaniowej czy dyrektor szpitala może być spokojny o ochronę danych w obszarze drukowania. Urządzenia naszego japońskiego partnera posiadają rozwiązania, które zabezpieczają informacje na dyskach urządzeń wielofunkcyjnych czy drukarek, oraz funkcje zapewniające bezpieczne monitorowanie i zarządzanie skanowanymi, kopiowanymi i wysyłanymi dokumentami. Arcus dba także o bezpieczeństwo i komfort pracy, proponując autorskie oprogramowanie.