Dyplomacja od kuchni

Adam Mikołajczyk: Czym zajmuje się Biuro Obsługi Organizacyjnej Prezydenta?

Janusz Strużyna: Zakres zadań mieści się w nazwie. Zajmujemy się współorganizacją wizyt prezydenta RP za granicą oraz wizyt delegacji zagranicznych w Polsce. Na naszej głowie są takie prozaiczne sprawy jak transport, zakwaterowanie, posiłki, program imprez towarzyszących. Zakres działań zależy od tego, czy jest to kilkugodzinna wizyta robocza w Brukseli, gdzie musimy dograć jedynie sprawy przejazdu, czy kilkudniowa wizyta z elementami ceremoniału.

AM: Jak na przykład wizyta prezydenta Obamy…

JS: Jest kilka państw, których wizyty wykraczają poza normę, wizyta prezydenta Stanów Zjednoczonych jest jedną z nich. Przed jej rozpoczęciem ustala się kanałami dyplomatycznymi ramowy program i status. Wizyta może mieć charakter oficjalny lub roboczy – od tego zależeć będą dalsze działania. Na przykład obecnie nasi politycy latają dwa razy w tygodniu do Brukseli i są to wizyty typowo robocze, które nie mają żadnej specjalnej otoczki. W przypadku wizyty oficjalnej uzgodnienia obejmują obie ambasady i kancelarie głów państw. Jeżeli wizyta poświęcona jest sprawom gospodarczym, delegacji towarzyszy grupa przedstawicieli biznesu lub organizacji przedsiębiorców, którzy są zainteresowani nawiązaniem czy rozwojem kontaktów handlowych. Organizowane są konferencje, wystawy i spotkania bilateralne. Jeżeli w trakcie wizyty ma nastąpić podpisanie umów międzynarodowych lub deklaracji o współpracy, to taki punkt programu musi mieć odpowiednio uroczystą oprawę. Przy okazji chcemy zaprezentować naszą kulturę, architekturę, nasze miasta, z Warszawą i Krakowem na czele.

Wizyta oficjalna trwa dwa lub trzy dni i gospodarz wyznacza standardy organizacyjne, m.in. liczbę osób, których pobyt opłacamy. Na przykład jeżeli wizyta oznaczona jest klauzulą 2+10, to znaczy, że kwaterujemy i transportujemy głowę państwa z małżonką oraz 10 osób wchodzących w skład delegacji. Niektóre kraje mają własne rezydencje przeznaczone do tego celu. W Polsce do roku 2010 taką rolę pełnił Belweder. Obecnie korzystamy z usług kilku hoteli. Staramy się, aby miejsca zakwaterowania i spotkań znajdowały się w pobliżu osi Pałac Prezydencki – Sejm – Kancelaria Rady Ministrów, aby minimalizować zakłócanie ruchu ulicznego. Jeżeli delegacja nie chce zamieszkać w proponowanym przez nas hotelu (jak na przykład prezydent Stanów Zjednoczonych), to akomodacją i transportem musi się zająć na własną rękę. Należy też uwzględnić punkty ceremonialne wizyty, jak na przykład składanie wieńca przed Grobem Nieznanego Żołnierza w Warszawie lub pod Łukiem Triumfalnym w Paryżu. Niektóre delegacje chcą odwiedzić inne ważne dla nich miejsca – dla Polaków jest to na przykład Pomnik Polskich Lotników w Northolt w Londynie. Rytuałem wizyt o charakterze oficjalnym są również spotkania z własną mniejszością narodową, żyjącą w odwiedzanym kraju. Ciekawostką jest fakt, że protokół dyplomatyczny niektórych krajów przewiduje złożenie tylko jednej wizyty w trakcie kadencji – tak jest w przypadku Japonii i Wielkiej Brytanii.

AM: Jak w praktyce wygląda przygotowanie takiej wizyty?

JS: Zaczyna się od powołania grupy przygotowawczej, która pracuje nad koncepcją programu i składu osobowego delegacji. Wizyty robocze organizowane są w ciągu kilku dni, zaś oficjalne wymagają około miesiąca przygotowań. W przypadku spotkań kilku prezydentów (np. państw Grupy Wyszehradzkiej lub Trójkąta Weimarskiego) lub kilkudziesięciu (jak podczas obchodów 25-lecia wolności) przygotowania są bardziej skomplikowane i czasochłonne. Wymagają ścisłej współpracy z Biurem Ochrony Rządu, policją, firmami odpowiedzialnymi za wykonanie zabudowy tymczasowej w miejscach uroczystości z udziałem publiczności (trybuny, mównice, podium), za nagłośnienie czy system tłumaczenia.

AM: A kiedy wkraczają specjaliści od protokołu dyplomatycznego?

JS: Są obecni od samego początku, podczas przygotowań i w tracie całej wizyty. Bez protokołu dyplomatycznego dyplomacja byłaby niezwykle utrudniona. Odpowiada on za uniwersalny język zachowań, umożliwiający wszystkim na całym świecie bezkonfliktową komunikację. To rodzaj pomostu łączącego przedstawicieli różnych państw. Protokół ustala, gdzie i kiedy powinno nastąpić powitanie przyjeżdżającej z wizytą głowy państwa, gdzie, kiedy i w jaki sposób powinna zostać zorganizowana określona w programie wizyty uroczystość z udziałem przedstawicieli korpusu dyplomatycznego czy reprezentantów innych państw. Z zasad protokołu korzystamy już na etapie opracowania programu wizyty. Pomocna jest szczególnie zasada precedencji, dzięki której jasne jest, kto pierwszy wchodzi, siada, kto z kim się wita i żegna, jak należy usadzić gości przy stole. Ważne, aby znać ograniczenia w diecie naszych gości oraz ich znajomość języków, co pozwoli zapewnić przy stole swobodną konwersację i podać właściwe potrawy.

AM: Czy zdarzały się incydenty łamania konwencji albo ustalonego programu?

JS: Takie z pozoru spontaniczne zachowania wymagają szczególnie gruntownego przygotowania, choćby ze względu bezpieczeństwa. Szczególnie miło wspominam wypad na piwo z prezydentem Havlem podczas wizyty w Pradze. Za pierwszym razem była to rzeczywiście improwizacja… Później już wiedzieliśmy, że trzeba się do takiego wyjścia bardzo dobrze przygotować.

AM: Czy protokół dyplomatyczny traktuje w taki sam sposób głowę każdego państwa?

JS: Oczywiście tak, choć dla samego programu i celu wizyty ważne są konstytucyjne uprawnienia głowy danego państwa.

AM: Porozmawiajmy jeszcze o przyjęciach. Kto układa menu, a kto gotuje?

JS: Przyjęcia dyplomatyczne nie służą rozrywce, ale są miejscem pracy dyplomaty. Odbywają się według zasad etykiety, która jest nie tyle wynikiem kodeksu postępowania, ile raczej wypadkową względów praktycznych. Na przyjęciach obowiązuje ubranie wizytowe; jeżeli na zaproszeniu zaznaczono „black tie” – należy założyć smoking, jeżeli zaś „white tie” – trzeba ubrać się we frak. Takie oznaczenia obowiązują nawet na zaproszeniach dla pań, które odpowiednio dostosowują swój strój.

Posiłki podawane po 12.30 nazywane są śniadaniami, obiadami zaś są te, które podaje się po 20.00. Za menu i przygotowanie potraw odpowiedzialny jest organizator wizyty po stronie gospodarza. Otrzymuje on od ambasady informacje dotyczące wykluczeń kulinarnych ze względów religijnych lub zdrowotnych. Zawsze musimy mieć w zapasie kilka porcji bezmięsnych, bo zazwyczaj dopiero przy stole okazuje się, że siedzą przy nim wegetarianie. Staramy się nadać polski ton potrawom, co nie oznacza, że serwujemy bigos i pierogi. Polska kuchnia jest tak bogata, że bez trudu możemy zaproponować potrawy ciekawe w smaku i polskie w charakterze. Serwuje się do nich dobre wina europejskie. Kieliszki do wina zawsze stawia się na stole, bez względu na to, czy gość je pije. Po posiłku jako digestify proponujemy świetne polskie nalewki, które ostatnio podbijają świat.

Na każdego z gości przy nakryciu czeka kartka z jego nazwiskiem. Miejsca przy stole wyznaczane są zgodnie z zasadami precedencji. Gość honorowy zajmuje miejsce najbardziej wyeksponowane. Mężczyźni siadają obok kobiet, małżeństwa jednak nie zajmują miejsc obok siebie. Po aperitifie, w antyszambrze (przedpokoju przed salonem głównym ), dokonuje się prezentacji gości. Następnie wszyscy przechodzą do jadalni. Kiedyś obowiązywała reguła jednego rozbudowanego stołu, teraz stosuje się jeden stół prezydialny dla najważniejszych gości oraz kilka stołów okrągłych dla pozostałych. Podczas wizyty w Kanadzie z prezydentem Lechem Wałęsą byliśmy na przyjęciu liczącym kilka tysięcy osób, usadzonych przy 800 stolikach. Każdy z gości dostał mapkę z trasą dojścia do swojego miejsca, a i tak wielu błądziło.

AM: Kto odpowiada za upominki?

JS: Przed zaproponowaniem prezentu staramy się dowiedzieć, jakie zainteresowania ma nasz gość. I tak goszczącemu u nas niedawno prezydentowi Bułgarii, który w młodości grał w siatkówkę, ofiarowaliśmy komplet upominków związanych z mistrzostwami świata w siatkówce rozgrywanymi w Polsce. Prezydent Grecji otrzymał od naszego prezydenta kopię rysunku Norwida przedstawiającego Akropol. Monarchowie europejscy zwykli dawać swoje zdjęcia oprawione w ramki lub wybite na medalach, dodając do tego osobiste dedykacje.